Pengelolaan TI di Perpustakaan berdasarkan COBIT (IT Best Practices)

oleh MUHAMAD PRABU WIBOWO (Konsultan InfoSolusi-UI)

Pemanfaatan dan pengelolaan Teknologi Informasi (TI) sekarang ini sudah menjadi perhatian di bidang perpustakaan dikarenakan nilai aset yang tinggi yang mempengaruhi secara langsung kegiatan dan proses bisnis perpustakaan. Kinerja TI terhadap otomasi pada sebuah perpustakaan perlu selalu diawasi dan dievaluasi secara berkala agar seluruh mekanisme manajemen TI berjalan sesuai dengan perencanaan, tujuan, serta proses bisnis perpustakaan. Selain itu, kegiatan pengawasan dan evaluasi tersebut juga diperlukan dalam upaya pengembangan yang berkelanjutan agar TI bisa berkontribusi dengan maksimal di lingkungan kerja perpustakaan. COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) adalah standar internasional untuk tata kelola TI (IT governance) yang dikembangkan oleh ISACA (Information System and Control Association) dan ITGI (IT Governance Institute) yang bisa dijadikan model pengelolaan TI mulai dari tahap perencanaan hingga evaluasi.

COBIT sendiri membagi tahapan pengelolaan TI ke dalam 4 bagian: Perencanaan, Implementasi, Dukungan, dan Pengawasan dan Evaluasi. COBIT sendiri menyediakan parameter untuk penilaian setinggi dan sebaik apa pengelolaan TI pada suatu organisasi dengan menggunakan maturity models yang bisa digunakan untuk penilaian kesadaran pengelolaan (management awareness) dan tingkat kematangan (maturity level).

Kesadaran pengelolaan sendiri ditujukan untuk mendapatkan opini dari pihak pengelola TI dalam hal ini perpustakaan melalui kuesioner dan wawancara mengenai tingkat keperluan penerapan kegiatan yang berhubungan dengan pengawasan dan evaluasi kinerja TI yang tercakup dalam COBIT.

Sedangkan penelitian tingkat kematangan ditujukan untuk memperoleh data kondisi aktual pengelolaan proses pengawasan dan evaluasi kinerja TI di perpustakaan UI melalui kuesioner dan wawancara. Pada COBIT, tingkat kematangan ini dinilai dengan tingkatan dari 0, yang paling rendah hingga 5 yang paling tinggi.

Pada tahap akhir, terdapat pertimbangan dari penilaian kesadaran pengelolaan, visi, misi, dan tujuan perpustakaan, serta wawancara responden, sehingga nantinya teridentifikasi kegiatan mana yang perlu diadakan (analisis kesenjangan (gap analysis) yang berupa usulan-usulan kegiatan yang perlu dilakukan) berdasarkan hasil kondisi yang diperoleh saat ini (tingkat kematangan) dan tingkat yang diinginkan (kesadaran pengelolaan yang nantinya akan bisa menjadi kebijakan di tahap selanjutnya.

Contoh Studi kasus dari penerapan COBIT di perpustakaan bisa dilihat di bawah ini:

MUHAMAD PRABU WIBOWO. Analisis Tingkat Kematangan (Maturity Level) Pengawasan dan Evaluasi Kinerja Teknologi Informasi Otomasi Perpustakaan dengan COBIT (Control Objective For Information And Related Technology): Studi Kasus Di Perpustakaan Universitas Indonesia. (Di bawah bimbingan Utami B. Hariyadi). Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia, 2008.

Pemanfaatan dan pengelolaan Teknologi Informasi (TI) sekarang ini sudah menjadi perhatian di bidang perpustakaan dikarenakan nilai aset yang tinggi yang mempengaruhi secara langsung kegiatan dan proses bisnis perpustakaan. Kinerja TI terhadap otomasi pada sebuah perpustakaan perlu selalu diawasi dan dievaluasi secara berkala agar seluruh mekanisme manajemen TI berjalan sesuai dengan perencanaan, tujuan, serta proses bisnis perpustakaan. Selain itu, kegiatan pengawasan dan evaluasi tersebut juga diperlukan dalam upaya pengembangan yang berkelanjutan agar TI bisa berkontribusi dengan maksimal di lingkungan kerja perpustakaan. COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) adalah standar internasional untuk tata kelola TI (IT governance) yang dikembangkan oleh ISACA (Information System and Control Association) dan ITGI (IT Governance Institute) yang bisa dijadikan model pengelolaan TI mulai dari tahap perencanaan hingga evaluasi.

Penelitian ini menggunakan model kematangan dan Control objectives Monitor and Evaluate IT Performance (ME 1) COBIT sebagai pedoman kegiatan pengawasan dan evaluasi kinerja TI perpustakaan UI. Penelitian ini terbagi menjadi 2, yaitu: penelitian kesadaran pengelolaan (management awareness) dan tingkat kematangan (maturity level).

Penelitian kesadaran pengelolaan ditujukan untuk mendapatkan opini dari pihak pengelola TI perpustakaan UI melalui kuesioner dan wawancara mengenai tingkat keperluan penerapan kegiatan yang berhubungan dengan pengawasan dan evaluasi kinerja TI yang tercakup dalam COBIT. Hasil penelitian kesadaran pengelolaan menunjukkan bahwa tingkat keperluan penerapan kegiatan pengawasan dan evaluasi kinerja TI di perpustakaan UI tergolong tinggi karena 61 % responden beropini kegiatan-kegiatan tersebut sangat perlu dan 39% perlu untuk dilakukan. Beberapa responden beropini agar terdapat koordinasi di antara bagian-bagian di perpustakaan UI mengenai pelaksanaannya.

Penelitian tingkat kematangan ditujukan untuk memperoleh data kondisi aktual pengelolaan proses pengawasan dan evaluasi kinerja TI di perpustakaan UI melalui kuesioner dan wawancara. Dari penelitian tingkat kematangan ini, diketahui bahwa untuk kegiatan pengawasan dan evaluasi kinerja TI perpustakaan UI telah mencapai tingkat 2 (2.68).

Dengan mempertimbangkan hasil penelitian kesadaran pengelolaan, visi, misi, dan tujuan perpustakaan, serta wawancara responden maka ditetapkan bahwa model pengembangan tingkat kematangan mengenai kegiatan pengawasan dan evaluasi kinerja TI perpustakaan UI ke depannya adalah tingkat 4. Dalam upaya mencapai tingkat kematangan dari tingkat 2 ke 4, terdapat analisis kesenjangan (gap analysis) yang berupa usulan-usulan kegiatan yang perlu dilakukan oleh perpustakaan UI.

Panduan COBIT sendiri bisa didapatkan dan diunduh secara gratis pada www.isaca.org atau www.itgi.org

------
sumber artikel:
1. http://www.infosolusi-ui.com/node/11
2. http://sangprabu.multiply.com/journal/item/27