Pengelolaan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi

oleh Ishak
Departemen Studi Perpustakaan dan Informasi
Universitas Sumatera Utara

Abstract
This paper will explain briefly about the library’s based management information technology. The use of information technology in the purposeful library to increase work efficiency and the quality of the service to the user (right information, right user and right now). The discussion scope in this paper among them concerning the understanding of the library and information technology, the change in the library’s paradigm, the function of the application of information technology in the library, the evaluation of the requirement for the library’s information technology, library and librarian competence in the application of information technology, and the application of the based system of the library’s information technology.
Keywords: information technology, library competence, librarian

Pendahuluan

Tulisan ini akan menjelaskan secara singkat tentang pengelolaan perpustakaan berbasis
teknologi informasi. Penggunaan teknologi informasi di perpustakaan bertujuan untuk
meningkatkan efisiensi pekerjaan dan kualitas pelayanan pada pengguna (right information, right user dan right now). Cakupan bahasan dalam makalah ini diantaranya mengenai pengertian perpustakaan dan teknologi informasi, perubahan paradigma perpustakaan, fungsi penerapan teknologi informasi di
perpustakaan, evaluasi kebutuhan teknologi informasi perpustakaan, kompetensi perpustakan dan pustakawan dalam penerapan teknologi informasi, dan aplikasi sistem informasi perpustakaan berbasis teknologi informasi.

Perpustakaan dan Teknologi Informasi
a. Perpustakaan
Perkembangan perpustakaan pada era masyarakat informasi dewasa ini telah
dimanfaatkan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi dan pelestarian khasanah ilmu pengetahuan.
Peran perpustakaan telah berkembang menjadi pusat komunitas, artinya masyarakat dapat
berkumpul di perpustakaan dalam rangka pengembangan pengetahuan dan budaya melalui
berbagai aktifitas keilmuan dan sosial. Prinsipnya perpustakan memiliki tiga kegiatan
pokok yaitu, mengumpulkan semua informasi yang berkaitan dengan kebutuhan pengguna (to collect), melestarikan, memelihara dan merawat seluruh koleksi perpustakaan (to preserve), dan menyediakan bahan perpustakaan agar dapat dimanfaatkan dengan baik oleh pengguna (to make available). (Encyclopedia Americana, 1991)
Saat ini masyarakat pengguna perpustakaan menghendaki perpustakaan menjadi right
information, right user dan right now. Artinya perpustakaan dituntut untuk memberikan
layanan informasi yang tepat, pada pengguna yang tepat dan waktu yang cepat. Hal ini dapat terlaksana dengan baik apabila perpustakaan dapat menghadirkan dan memanfaatkan
perkembangan teknologi informasi dalam pengelolaan perpustakaan.
b. Teknologi Informasi
Teknologi Informasi (TI) dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan informasi. Secara mudahnya TI adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi akan lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama penyimpanannya. Pengertian lain dari TI adalah pemanfaatan hardware dan software yang digunakan untuk penyimpanan (store), penemuan kembali (retrieve), dan memanfaatkan (use) informasi.(Wikipedia).
Pada awal sejarah, manusia bertukar informasi melalui bahasa. Maka bahasa adalah
teknologi. Bahasa memungkinkan seseorang memahami informasi yang disampaikan oleh
orang lain. Setelah itu teknologi penyampaian informasi berkembang melalui gambar.
Dengan gambar jangkauan informasi bisa lebih jauh. Gambar ini bisa dibawa-bawa dan
disampaikan kepada orang lain. Selain itu informasi yang ada akan bertahan lebih lama.
Beberapa gambar peninggalan jaman purba masih ada sampai sekarang sehingga manusia
sekarang dapat memahami informasi yang ingin disampaikan pembuatnya. Ditemukannya alfabet dan angka arabik memudahkan cara penyampaian informasi yang lebih efisien dari cara yang sebelumnya. Suatu gambar yang mewakili suatu peristiwa dibuat
dengan kombinasi alfabet, atau dengan penulisan angka, seperti MCMXLIII diganti dengan 1943.
Teknologi dengan alfabet ini memudahkan dalam penulisan informasi itu. Kemudian,
teknologi percetakan memungkinkan pengiriman informasi lebih cepat lagi. Teknologi elektronik seperti radio, tv, komputer mengakibatkan informasi menjadi lebih cepat tersebar di area yang lebih luas dan lebih lama tersimpan. (Wikipedia).
Perubahan Paradigma dari Perpustakaan Tradisional ke Perpustakaan Digital Paradigm shift Traditional Library Digital Library Library Building => Virtual Library
(You go to the library => The library comes to you)
– Design, size, location of the library building
– Other than warehousing library materials, library building has
other important societal functions
– Electronic resources, hardware, software, telecommunications Ownership => Access
– “Buy and own” books and journals, etc
– “Annual subscriptions” for access
Just In Case => Just In Time
– 80% of books and journals, etc. “purchased and owned” have never been used
– Buy and own – “just in case”
– Document delivery, print on demand, pay per view, etc.
– “just in time” Unlimited Use => Pre-Defined Limited Use
– “Buy and own” books and journals, etc. for unlimited use by any users
– Number of simultaneous logons (concurrent users)
– 12 month subscriptions
– By registered users only One At A Time => Many At A Time
– One book or journal can be read by one user at a time
– One user can read one book or journal at a time
– One database can be accessed by many users at the same time
– One user can access many databases or journals at the same time Take Your Time => Don’t Waste My Time!
– Users wait for weeks or months for the library to purchase books or journals or through ILL
– Users spend hours or days going through printed pages to find and compile information needed
– Users want the information right now Isolation => Cooperation
– Do everything by myself and for myself
– Cooperation to eliminate unnecessary duplication of efforts
– Cooperation to increase resources through sharing
Sumber: Andrew H, Wang, 2003 OCLC Asia Pacific

Penerapan TI di Perpustakaan
Penerapan TI di perpustakaan bersamaan dengan perkembangan budaya manusia itu sendiri. Perkembangan tersebut dapat dilihat dari tahapan evolusi format dokumen yang menjadi koleksi perpustakaan, antara lain dimulai dari bahan cetak (paper material), microfilm, CDROM/DVD, Komputer, Internet, Wireless, sampai format web. Perkembangan ini menjadikan “Great Technology Great Library” Penerapan TI di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:
a. Sebagai Sistem Manajemen Perpustakaan
Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem manajemen perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi, keanggotaan, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.
b. Sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI ini sedring dikenal dengan Perpustakaan digital (digital library)
Kedua fungsi penerapan TI tersebut dapat dilakukan secara terpisah atau dilakukan secara terintegrasi dalam sistem informasi perpustakaan. Kondisi ini tergantung dari
kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan
teknologi informasi yang digunakan.
Faktor pendukung pemanfaatan TI di perpustakaan antara lain:
• kemudahan dalam mendapatkan produk TI
• harga semakin terjangkau
• tuntutan layanan masyarakat (right information, right user dan right now)
Keuntungan pemanfaatan TI diperpustakaan antara lain:
• mempermudah dan mengefisiensikan pekerjaan pengelolaan perpustakaan
• memberikan layanan yang lebih baik pada pengguna
• meningkatkan citra perpustakaan dan pustakawan
• mengembangkan infrastruktur regional, nasional dan global

Evaluasi Kebutuhan TI di Perpustakaan
Evaluasi kebutuhan TI diperlukan sebagai upaya kesiapan perpustakaan dalam mengoptimalkan penerapan TI dalam sistem informasi perpustakaan. Sehingga penerapan TI di perpustakaan bukan sekedar gengsi tetapi sebuah strategi. Beberapa contoh pertanyaan berikut dapat membantu untuk evaluasi kebutuhan TI di perpustakaan.
• Apakah perpustakaan memerlukan TI?
o MengapaTI diperlukan?
o Siapa yang membutuhkan?
o Bagaimana TI akan diterapkan?
o Bagaimana keahlian SDM?
• Bagaimana kondisi perpustakaan saat ini?
o Apa koleksi perpustakaan yang dimiliki?
o Siapa yang akan memanfaatkan?
o Bagaimana, darimana, dan kapan pengguna mengakses
o Proses apa yang membutuhkan TI?
• Bagaimana pengembangan sistem informasi perpustakaan?
o Membangun dari awal (scratch)?
o Modifikasi software (opensource)?
o Pembelian software (outsource)?
Kegagalan penerapan TI di perustakaan yang umumnya terjadi antara lain:
• Target yang tidak jelas atau tidak tahu cara mencapainya.
• Team work yang lemah, saling curiga, kurang motivasi.
• Pemimpin yang tidak punya visi, tidak mampu mengarahkan dan mendorong.
• SDM yang tidak ditingkatkan kemampuannya, tidak tahu manfaat dari
perkerjaannya.
• Tidak mau belajar, evaluasi, benchmarking baik internal maupun
terhadap dunia luar.

Kompetensi Perpustakaan dan Pustakawan dalam Penerapan TI
Perkembangan TI telah banyak mengubah karakter sosial pemakainya. Perubahan dalam kebutuhan informasi, dalam berinteraksi dengan orang lain, dalam berkompetisi, dan lain-lain. Kebutuhan pembelajaran juga tidak harus dilihat sebagai sesuatu yang serius melulu. Membaca komik pun bisa dianggap sebagai suatu pembelajaran. Pada akhirnya semua itu berujung pada tuntutan pemakai agar perpustakaan tidak hanya sekedar tempat mencari buku atau membaca majalah, tetapi menjadi one-stop station. Suatu lingkungan dimana pemakai bisa:
• Berinteraksi dengan orang lain.
• Mencari informasi yang dibutuhkan.
• Berbagi pengetahuan
• Merasa termotivasi untuk melakukan inovasi dan kreatifitas.
Perpustakaan dan pustakawan saat ini dituntut mampu berubah mengikuti perubahan sosial pemakainya. Untuk mengantisipasi tuntutan tersebut perpustakaan dan pustakawan
seharusnya memiliki kompetensi.
1) Kompetensi Perpustakaan
a) Infrastruktur Teknologi Informasi
Pemanfaatan TI saat ini menjadi kewajiban hampir dibanyak perpustakaan. TI membantu
perpustakaan memperbaiki kualitas dan jenis layanan. Minimal saat ini sebuah perpustakaan harus mempunyai:
o Jaringan lokal (Local Area Network)
o Akses Internet. Minimal memiliki akses internet untuk pustakawan agar mudah
mengakses informasi eksternal perpustakaan.
o Komputer untuk pustakawan dan pemakai perpustakaan.
b) Content
Content adalah semua dokumen, aplikasi, dan layanan yang akan “disajikan” kepada pemakai perpustakaan. Dokumen seperti buku, majalah, jurnal, prospektus, laporan keuangan, dan berbagai bentuk media lain baik tercetak maupun elektronik. Aplikasi adalah sistem yang dirancang dengan tujuan tertentu. Misalnya: aplikasi administrasi perpustakaan, aplikasi untuk menyimpan artikel yang didownload dari internet, aplikasi administrasi majalah, dan aplikasi perpustakaan digital. Layanan termasuk
Layanan peminjaman buku, layanan pinjam antar perpustakaan, layanan pemberitahuan buku baru via e-mail, dan lain-lain.
c) Sumberdaya Manusia (SDM)
SDM merupakan faktor penting bagi perpustakaan dalam memberikan layanan berbasis TI. Detail kompetensi yang penting seorang pustakawan akan dibahas dalam Kompetensi Pustakawan.
d) Pemakai
Perpustakaan pun butuh pemakai. Percuma saja semua layanan dibuat bila tidak ada yang
menggunakan. Perpustakaan harus memiliki profil pemakai potensialnya. Siapa target
pemakainya? Bagaimana image perpustakaan dimata mereka? Bagaimana positioning
perpustakaan selama ini? Apa saja kebutuhan mereka? Bagaimana pola pembelajarannya?
Survei pemakai semacam segmentasi psikografis bisa membantu perpustakaan melihat pola
pembelajaran pemakai potesialnya berdasarkan Nilai dan gaya hidup yang dianut (VALS/Value And Life Style).
Dengan pengetahuan yang mendalam tentang pemakai, maka perpustakaan bisa melakukan
aktifitas promosi dan memberikan layanan yang tepat bagi pemakai.
2) Kompetensi Pustakawan
a) Skill Manajemen Informasi
1. Pencarian Informasi (Information Seeking)
• Mendefinisikan kebutuhan informasi.
Yaitu: mengidentifikasikan kebutuhan pemakai, mengenali beragam jenis penggunaan informasi oleh pemakai, menempatkan informasi yang dibutuhkan dalam suatu kerangka referensi (Who, what, when, where, how, why), menghubungkan informasi yang dibutuhkan dengan domain pengetahuan, dan mendefinisikan masalah informasi menggunakan beragam skill tanya jawab.
• Melakukan penelusuran. Yaitu: mempunyai skill dasar penelusuran
informasi, kemampuan navigasi sistem dan sumberdaya elektronis, dan pengetahuan dasar tentang beragam sumber informasi yang tidak tersedia bentuk elektronis seperti bentuk cetak, orang (people and colleagues), dan lain-lain.
Mengetahui sumber-sumber informasi baik eksternal maupun internal, mengetahui sumber mana saja yang dapat diandalkan dan memberikan nilai tambah.
• Memformulasikan strategi penelusuran. mensyaratkan pengetahuan yang mendasar dan
komperhensif yang sumberdaya informasi yang tepat termasuk strukturnya. Skill tentang suatu subjek juga perlu. Kemampuan lain yang dibutuhkan: mampu mendiskusikan ide-ide untuk mencari berbagai masukan, memilih alat penelusuran, mengidentifikasi kata kunci, konsep, tajuk subyek, deksriptor, dan mengindentifikasi kriteria untuk meng-evaluasi sumber informasi.
2. Penggunaan Informasi (Information Use)
???? Evaluasi infomasi yang didapat. Yaitu: menentukan otoritatif, kebaruan, dan kehandalan, relevansi, kualitas.
???? Menilai informasi yang didapat. Yaitu: melihat secara cepat ide utama dan katakunci, membedakan antara fakta, opini, propaganda, sudut pandang dan bias, melihat kesalahan dalam logika. Akan lebih baik bila pustakawan juga punya
skill dalam melakukan Framing Analysis yang akan sangat bergunakan melihat beragam sudut pandang media.
???? Mengintegrasikan informasi dari berbagai sumber berbeda. Yaitu: klasifikasi informasi, mengenali hubungan antar konsep, mengidentifikasi konflik dan kesamaan
berbagai sumber.
???? Memilah informasi. Yaitu: kemampuan memilah dan membuang informasi yang
dianggap tidak perlu.
???? Interpretasi informasi. Yaitu: meringkas dan identifikasi detail informasi yang relevan, organisasi dan analisa informasi, membandingkan dengan sumber permasalahan yang ingin dipecahkan dan menggambar sebuah kesimpulan atau konklusi.
3. Penciptaan Informasi. Output dari pembuatan informasi adalah produk yang bisa membantu pemakai dalam mengambil keputusan. Format yang digunakan bisa beragam tergantung preferensi pemakai. Dalam membuat informasi, skill yang penting adalah:
Kemas Ulang Informasi (Information Repackaging). Dalam melakukan Kemas Ulang Informasi, hal-hal penting yang harus diperhatikan:
• menentukan tujuan kemas ulang informasi
• menentukan isi yang dianggap penting (key content)
• memilih format yang tepat (tertulis, oral, visual) tergantung audiens dan tujuan
• mengerti implikasi legal dari suatu proses kemas ulang informasi
• menyediakan panduan, dokumentasi dan referensi.
4. Organisasi Informasi. Salah satu misi pustakawan adalah pemakai memanfaatkan informasi. Beberapa skill yang membantu pustakawan agar pemakai mudah dalam mencari dan menggunakan informasi adalah:
• Melakukan abstraksi (abstracting). Kemampuan untuk menulis ringkasan sesuatu yang membuat pembaca bisa menangkap dengan jelas relevansi dan pentingnya informasi yang ingin disampaikan.
• Melakukan peng-indeks-an (indexing). Menggunakan sistem klasifikasi atau taksonomi (tesaurus, tajuk subyek) yang ada.
• Melakukan retensi atau review
5. Penyebaran Informasi. Yaitu:
???? Kemampuan menyampaikan dan mempromosikan (marketing) ideide secara jelas dalam berbagai bentuk (tertulis, oral, presentasi).
???? Mendengar dan meng-evaluasi opini dan informasi dari orang lain.
???? Menggunakan berbagai perangkat TI yang punya unsur interaktifitas tinggi seperti Portal yang memudahkan berbagi informasi.
???? Memfasilitasi berbagai bentuk forum berbagi informasi (sharing knowledge forum) antar pemakai
b) Skill Interpersonal
Skill personal pustakawan yang berguna dalam berhubungan dengan pemakai dan sesama rekan kerja:
• Kemampuan berkomunikasi dengan efektif dan bisa mempengaruhi orang
lain. Mampu memberikan presentasi dengan jelas, komunikasi tertulis, dengan ejaan, struktur dan isi yang jelas. Berkomunikasi dengan interaktif dan mampu memberikan pandangan dari beragam perspektif.
• Kemampuan mendengar. Mampu mendengarkan dan mendiskusikan pendapat orang lain dari beragam sudut pandang dan bisa mendapatkan ide dari pendapat orang lain. Serta mampu
memberikan komentar yang konstruktif.
• Mampu memberikan feedback yang baik bagi beragam situasi yang dihadapi orang lain.
• Mampu mengatasi konflik dengan memberikan respon yang tepat dalam beragam situasi. Bisa memberikan alasan bila tidak setuju terhadap sesuatu, memahami posisi dan kepentingan dalam sebuah konflik dan bisa menghasil win-win solutions.
• Menggunakan mekanisme formal dan informal dalam menjaga hubungan baik dengan sesama staf maupun pemakai perpustakaan. Seperti membuat Focus Group Discussion, kuesioner, dan analisa komplain.
• Mampu membangun tim dan memotivasi orang lain. Seperti: menghargai kontribusi individu.
• Kemampuan untuk belajar mandiri (self-learning skill)
• Mau melakukan suatu inisiatif tanpa harus disuruh (self-initiation)
• Kemampuan untuk bekerjasama dalam sebuah tim.
• Cerdas dan mampu melakukan sesuatu terfokus.
• Punya jiwa Entrepreneurship.
c) Skill Teknologi Informasi
Kemampuan untuk menggunakan berbagai perangkat Teknologi informasi untuk membantu
semua proses kerja. Beberapa skill TI yang diperlukan:
• Desain Database dan Manajemen Database
• Data Warehousing
• Penerbitan elektronik
• Perangkat keras
• Arsitektur Informasi
• Sumber Informasi Elektronik
• Integrasi Informasi
• Desain Intranet/Extranet
• Aplikasi perangkat lunak
• Pemrogaman
• Workflow/Alur Kerja
• Pemrosesan Teks (Text Processing)
• Metadata
• Perangkat lunak untuk manajemen informasi (Information Management tools)
d) Skill Manajemen
• Administrasi. Mampu membuat sistem administrasi yang baik bagi berbagai
kegiatan yang dilakukan.
• Memahami proses kegiatan sebuah perpustakaan dan kegiatan lain yang terkait.
• Manajemen Perubahan. Mampu mengatur berbagai kemungkinan yang bisa timbul dari suatu perubahan.
• Melakukan koordinasi dengan bagian lain yang terkait.
• Kepemimpinan. Mempunyai karakter kepemimpinan yang menonjol.
• Pengukuran. Mampu melakukan pengukuran terhadap kinerja dan dampaknya terhadap layanan perpustakaan.
• Manajemen sumber daya manusia.
• Manajemen proyek. mampu memimpin dan mengatur sebuah proyek.
• Relationship Management. Mampu menjaga hubungan baik dengan sesama pustakawan dan pemakai perpustakaan.
• Team Building. Mampu membangun tim kerja yang kompak dan bisa mencapai tujuan yang telah ditentukan.
• Manajemen waktu.
• Pelatihan dan pengembangan sumberdaya manusia. Mampu menganalisa skill yang dibutuhkan dan memberikan pelatihan yang diperlukan.
• Mampu melakukan perencanaan-perencanaan strategis dan implementasinya.
Daftar Pustaka
Bidin, Sharipah Hanon. 2006. Identifying core competencies for KM at OUM: the library
perspective. EG2KM Conference.
Branin, Joseph J. 2007. Core competencies for subject librarians in the 21st century
research library. China: Capital Normal University Library.
Daryono. 2008. Meningkatkan kualitas layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi. (http://daryono.staff.uns.ac.id)
Fahmi, Ismail. 2002. Toolkit membangun perpustakaan berbasis teknologi informasi.
Jakarta: Library Expo 2002.
Merati, G. Widiadnyana. 2008. Perpustakan dalam era teknologi informasi. Institut
Teknologi Bandung.
Osif, Bonnie A. 2008. W(h)ither libraries?. The Future of libraries, Part I. Library
administration and Management, Winter 2008. p. 49-54
Stratigus, Anthe. 2003. Library of the future. Online. Jan/Feb 2003. p. 74-76
Wan, Gang dan Zao Liu. 2008. Content-based information retrieval and digital libraries. Information Technology and Libraries. March 2008: p. 41-47
Wang, Andrew H. 2003. The Impact of information technology on library operations in the past three decades and what to anticipate for the future. CALA Mid-West Annual Report
-------
Sumber kutipan artikel:
1. http://teratama.com/perpustakaan/pengelolaan-perpustakaan-berbasis-teknologi-informasi.html